マイナンバーをクラウドで100%徹底管理する

会社がマイナンバーを管理しなければ行けない理由

マイナンバー管理

マイナンバーは「行政手続きにおける特定の個人を識別するための
番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」)により、
様々な取扱いが定められています。

 

その中でも、従業員を雇用する事業所は、
まず従業員から番号を提出させなければなりません。

 

その理由は、会社は従業員を代行して税金や社会保険関係の
手続きを行っていますが、番号法施行後は、そういった手続きに提出する資料に
マイナンバーの記載が必要になるからです。

 

そのため、番号法には社員を雇用する事業所は従業員から
番号を提出させるよう定められていますから、
提出を求めることは至極当然のことなのです。

 

しかしながら、社員の立場からすると、万が一、
部外に漏れるようなことがあると、極めて重い個人情報が公に
されてしまうことにもなりかねませんから、
漏えいのリスクを理由に提出を拒否する人も現れかねません。

 

また、事業所に内緒で副業を行っている人なども頑なに
拒否することが予測されます。

 

仮に、こういった理由で番号の提出を拒否する人が続出すると、
他の社員まで巻き込んでしまい、事務手続きが滞ってしまうだけでなく、
従業員の管理ができない会社として、世間から認知されてしまうことも
十分に考えられます。

 

このような事態を回避するためには、まず事業所が盤石な
セキュリティ体制を構築し、従業員が安心して提出できる管理体制を構築し、
社員に示さなければなりません。

 

税務署に提出する義務

従業員を雇用する事業所がマイナンバーを税務署に提出する義務は、
番号法に定められており、2016年1月から施行されています。

 

すなわち、番号を提出しなければ法令違反となり、
世間からは、従業員の管理ができない事業所であると認知され
大きなイメージダウンにつながります。

 

しかしながら、提出をしないことで、本人に直接的な罰則は
定められていませんし、強制できませんので、慎重な対応が必要です。

 

そこで、事業所は社員に番号を提出させるよう、
提出が必須である理由も加えて、社員周知を徹底することは当然として、
提出拒否ができないよう、しっかりと対策をとっておくことが大切になります。

 

具体的には、
「採用時の提出資料に記載欄を設け記入を促す」
「就業規則に提出の義務を記載する」
などがあげられます。

 

特に就業規則などに記載する場合は、従業員の過半数を占める
労働組合の了承が必要となりますから、しっかりと
根回しをしておくことも重要です。

 

 

マイナンバー廃棄を怠った場合のリスク

マイナンバー管理

 

マイナンバーを保管する事業所には、
「社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合で、
所管法令等において定められている保存期間等を経過した場合には、
できるだけ速やかに廃棄または削除しなければなりません」と定められています。

 

つまり、事業所は保管する義務とともに、
必要なくなった際には保存期間等の経過を待って速やかに
廃棄しなくてはならないのです。

 

万が一、廃棄を怠った場合に考えられるリスクは
特定個人情報の漏えいです。

 

マイナンバーの場合、個人情報保護法ではなく番号法により、
さらに厳重な保護措置と罰則が設けられています。

 

したがって、最も重い罰則では
「個人番号利用事務等に従事する者が、正当な理由なく
特定個人情報ファイルを提供した場合、
4年以下の懲役または200万円以下の罰金または併科」
とされています。

 

さらに、こうした違反行為が事業所内で発覚した場合には、
その担当者だけでなく、担当者の管理者も罰金刑が科せられますので、
個人のミスでは済まされなくなり、会社に大きな打撃を与えることになります。

 

こういった、リスクを回避するために、
多くの事業所では、番号の管理を委託業者に委託しています。

 

万が一、この委託業者が廃棄を怠り情報漏えいを引き起こした場合、
委託者も責任を追及されることもあります。

 

というのも、委託者は委託先に対して
「必要かつ適切な監督をする義務を負っている」
と定められているからです。

 

これらのことから、マイナンバーの重要性は当然として、
事業所はその管理及び廃棄において、例え第三者に委託していたとしても、
管理監督する義務を有しているので、委託業者の選定も
慎重かつ適切に行わなければなりません。

 

 

セコムあんしんマイナンバーできまり

従業員を雇用する事業所においては、
マイナンバーセキュリティにおいて、大きな義務と責任を負っていますが、
実際にこれらを行うため、担当者を選ぶとしても複数名選出する必要があり、
また、非常に責任が重いことから限界が出てきます。

 

そこで、多くの事業所が委託業者に委託しているのが実情です。

 

しかしながら、委託業者が情報漏えいを引き起こした場合、
委託元も責任を問われますから、業者の選定は慎重に行わなければなりません。

 

その点「セコムあんしんマイナンバー」は、
セキュリティ事業で培った、重要情報管理のノウハウを十分に活かした
マイナンバーセキュリティにおけるトータルサービスですから、
安心して委託することが可能です。

 

サービスの概要は、まず従業員から提出された
マイナンバーを専用Webサイトに入力します。

 

入力されたデータは、セコムのセキュアデーターセンターに
収集され保管されますので、必要な時に取り出し各種帳票作成に使用します。

 

なお、保存期間が終了したデータは確実に廃棄されますので、
廃棄漏れなどの心配はありません。

 

さて、「セコムあんしんマイナンバー」が非常に優れているのは、
事業所内におけるセキュリティとセキュアデーターセンターにおけるセキュリティが、
ともに万全であることです。

 

各事業所において、マイナンバーを取り出し、各種帳票を作成する場合、
番号法における「管理区域」及び「取扱区域」の安全管理を確保する必要が
ありますから、特定個人情報ファイル取扱いエリアを設けます。

 

セコムでは、このエリア内のセキュリティを万全なものとするために、
まず、入退出の安全管理として、IDカードの導入、入室権限の設定、
入退出履歴の管理を行います。

 

また、パソコンやプリンタを利用する際には、IDカードが必要となり、
使用権限が付与されていないと使用できない仕組みです。

 

また、エリア内は24時間、監視カメラで撮影されていますので、
不審者が入室することはできませんし、万が一IDカードなどが入手されても
使用履歴が全て残っていますので、使用者を特定することは容易です。

 

ずっと安心して保管できるクラウドサービス

「セコムあんしんマイナンバー」はデータをクラウド上に集積して、
必要に応じて引き出すことができますが、セコムのセキュアデータ内の
サーバーの管理も徹底されています。

 

このサーバーは、セキュアデーターセンター内の専用ラックに
設置されており、専用ラックの開錠には2枚のICカードが必要ですし、
当然セキュアデーターセンターへの入退出やパソコン等の使用履歴も残る
仕組みになっていますから、マイナンバーセキュリティは万全です。

 

 

マイナンバーが導入されることにより、様々なメリットの恩恵を受ける反面、
情報漏えいの危機は常に付いて回ります。

 

特に従業員を雇用する事業所において、税金や社会保障制度にかかる事務を
担う部署では、その取扱いに非常に神経を使うものです。

 

その点、セコムのクラウドサービスは、管理体制が万全であり、
また、紙媒体が事業所に残ることはありませんから、
ずっと安心して保管できるサービスであると言えるのです。